如何做好企业文书档案归档管理

作者:石磬时间:2021-10-08 10:38:04  来源:视界观  阅读次数:18次 ]

  如何做好企业文书档案归档管理

  石磬

  (中国城乡控股集团有限公司,北京 100029)

    摘 要:当我们评价一个企业档案管理工作是否成功时,需要从它的档案统计、档案电子化、档案宣传、档案安全、档案利用、档案编研、档案处置、档案科研成果等诸多方面进行考察,最终会发现档案归档,尤其是文书档案归档的质量才是问题的源头。文书档案的归档管理是企业各项档案工作正常运转的基础保障。随着社会的进步,办公电子化、信息化的广泛运用,文书档案归档工作效率更加高效快捷,业务处理记录过程更加清晰、文书档案更加完整全面,成为企业档案工作新的目标。

  关键词:文书档案;归档;公文流转系统;档案人员

    一、建设电子公文流转系统

  “利用先进的科学技术,使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中,由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人机信息处理系统。”建设电子公文流转系统不仅是一项工程浩大的信息化建设项目,而且需要配备技术人员与系统开发公司长期对接,不断根据企业公文流转工作的实际需求,对电子公文系统进行开发、升级与完善。

  企业在筹备组建阶段(或是一些老企业),电子公文流转系统未建成之前,公文流转依托于纸质版本文件和承办人跑签。当企业的电子公文流转系统建设完成之后,之前纸质版本的文件以及跑签式流转,将整体转化到计算机和手机终端完成。只要有网络,公文流转链条上的不同主体将不受时间、空间限制,随时随地完成流转到自身环节公文处理。只要有公文流转系统,各类公文就会在系统中查询得到、归档的成。

  因此,只有通过网络,文书档案的归档才能实现完整齐全,并可借助电子公文系统实现文书档案的实时归档。

  二、组建企业档案人员队伍

  1 确立企业总部各部门兼职档案员。

  随着企业各项工作有序推进,公司及各部门文书档案量日益增多,为保证公司及各部门的文书档案归档等档案各方面工作更加规范高效,更好地服务于企业生产经营的中心工作,就需要各部门根据工作安排确立一名部门兼职档案员。

  兼职档案员作为公司各部门、各事业部档案管理工作联络人,负责对本部门的文书档案进行收集、整理、打印、编号、填写归档文件移交目录、移交档案,指导本部门文件形成人收集整理其本人的文书档案;并对各项档案方面工作进行具体对接。

  针对档案工作的专业性、复杂性与高难度,企业需阶段性对兼职档案员进行档案各方面工作的专项培训,使兼职档案员感受到企业对自身所兼职的档案工作的重视,通过培训拓宽他们的工作视野和社交范围,达到与企业其他兼职档案员深度交流的目的,提升兼职档案员的档案业务水平。

  2 加强企业所属各单位档案人员管理。

  企业的档案人员队伍,除了各部门的兼职档案员之外,企业所属各单位也应设置固定的档案人员。由于企业对所属单位的档案归档工作具有指导的职责,因此,企业所属各单位文书档案的归档工作,就需通过其固定的档案人员来具体实施。

  企业各所属单位报送给企业的各项档案工作文件档案,由其档案人员负责上报 ; 企业对所属各单位下达档案工作任务的各类通知,通过所属单位的档案人员呈报至其相关领导决策后执行。企业所属各单位的档案人员是企业档案管理工作的重要力量,需要加强管理。

  三、推进文书档案归档工作

  根据企业发展的实际情况不断完善和加强文书档案归档管理,以制度化、流程化、规范化建立、推动规范、高效的文书档案归档管理工作。

  1强化档案归档的学习与把握。对主要办理的兼职档案员、文件形成人等进行培训,包括:企业档案管理办法、文件资料归档范围和保管期限、文书档案归档流程和注意事项、归档工作中遇到的具体问题及解决方法、全面熟知兼职档案员的职责,全面提升文书档案归档质量效率。

  2 强化对兼职档案员的责任落实。针对文书档案归档过程中涉及环节多的特点,实施“一人负责、跟踪督促”的原则,将每一个文件的收集、整理任务、基本要求及具体标准等工作落实到各专业部门的兼职档案员,兼职档案员对本部门归档文件的完整性、准确性和齐全性负责。通过跟踪,对各部门各位文件形成人中的文书档案进行督促,促进归档质量效率的提高。

  3 强化各部门主要负责人的责任。档案部门要制定档案管理办法,规定并宣传各部门主要负责人对本部门归档文件的完整、正确和系统性负责。归档工作需要各兼职档案人员积极组织,更离不开各位部门主要负责人的大力支持。部门主要负责人要从部门业务工作的角度,指导部门人员更好完成各自的档案归档工作。同时,也要在文书档案归档期间合理安排好兼职档案员的工作,让他们有时间和精力去组织培训部门内各位文件形成人的归档工作,并完成对照接收、逐条审核、返回修改、汇总编号、填写目录、电子版文件整合、按要求移交办公室等一系列归档工作,使归档文件减少误差、保证质量。

  4 强化对各环节人员的考核力度。建立并完善文书档案的归档管理考核办法,将归档工作中各个环节的职责履行情况纳入内部绩效考核范畴,按季通报考核到各报送部门,充分发挥绩效考核机制的正向激励和约束惩戒作用,增强各环节人员对文书档案归档工作履职尽责的主动性和积极性。

  5 开展风险点查找,不断优化文书档案归档流程。通过全员参与、自下而上的方式,以具体岗位为工作主体,以实际工作为主线,围绕工作中各层面、各领域及各环节,对具体工作流程中可能发生的风险点及关键控制节点进行梳理分析,识别内部控制在具体工作执行过程中的设计缺陷和重要风险。

  同时认真分析根源并积极抓好整改,对不能马上整改完毕的文书归档工作事项列出时间表,切实抓好后续整改工作。

  未来,企业对档案管理、数字化资产升级、档案业务流程优化的需求将不断强化,合理优化后的文书档案归档流程将助力提升企业运营效率,为企业赋能。


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