论大数据背景下事业单位档案管理

作者:李舒时间:2020-10-28 14:48:02  来源:视界观  阅读次数:37次 ]

论大数据背景下事业单位档案管理

李舒

中共菏泽市定陶区优化发展环境服务中心,山东,菏泽 274100

摘要:在信息技术飞速发展的背景下,大数据和云计算技术应运而生,显著的促进了社会经济的发展,大数据技术在当前事业单位档案管理中发挥出了重要的作用,在创造巨大机遇的同时,也让事业单位开展档案的管理工作面临一些挑战,所以需要充分挖掘大数据技术的优势,确保档案管理工作安全高效的开展,本文从大数据背景下档案管理工作现状入手,讨论大数据背景下事业单位档案管理原则,分析事业单位如何在大数据背景下有效开展档案管理工作,希望可以有效促进事业单位的健康发展。

关键词:大数据;事业单位;档案管理

 

如今的事业单位管理工作充分利用了信息技术,节约了大量人力,让档案信息传输时效性、安全性得到保证,使得档案管理工作高质量开展。作为档案管理人员,需要在新形势下充分认识大数据的优势和特征,进而让事业单位档案管理工作更好地开展,以下对相关内容进行分析。

  1. 大数据背景下档案管理工作现状

    大数据技术就是对无法在一定时间和范围内对海量的信息资料和数据进行多处理的数据集合,具有洞察力更快、决策力更强、优化能力更高的特点,在事业单位的档案管理工作中,通过对大数据技术的有效利用,可以让纸质的档案管理向信息化档案管理模式转变,显著提升档案管理工作效率,减少不必要的人力之处,并且可以让档案管理过程得到优化,为事业单位决策提供更加科学的支持[1]

  2. 大数据背景下事业单位档案管理原则

    1.规范化原则

    在数据时代背景下,对数据进行管理和利用已经成为社会发展的重要内容,对于事业单位来说,随着员工数量的增加以及事业单位发展规模的不断扩大,其发展过程中产生诸多的信息和数据,详细记录着事业单位不同发展时期的重要事件人员流动等相关信息,如何对这些档案资料进行规范管理是重要问题,通过大数据技术可以让档案进行分门别类的管理,进行科学的存储与利用。

    2.实事求是原则

    事业单位的档案资料具有着重要的价值,需要根据其重要程度进行科学管理,档案管理人员需要根据工作需要对相关信息进行调取,通过对大数据技术的有效利用可以进行信息的编码提取加密,确保档案的保密性。

    3.全局性原则

    事业单位的档案资料不仅关系到其自身发展,同时也会对社会发展产生一定影响,在档案管理工作中有效利用大数据技术,可以让数据和信息的完整性得到保证,由于事业单位档案进行不断的堆积,所以需要对信息的录入和保存环节高度关注,确保相关资料可以及时服务于相关部门、单位和社会发展。

  3. 事业单位如何在大数据背景下有效开展档案管理工作

    1.落实档案信息安全管理工作

    事业单位档案管理工作的重要内容就是确保其安全性在大数据时代下可以借助计算机扫描仪等设备实现纸质档案向信息档案的转变,并且打造专业化的档案数据库,所以在开展档案信息安全保护工作的过程中,需要做好纸质档案的信息化保护工作,确保对纸质档案的妥善处理。首先,要求档案管理人员把握档案信息内容的真实性准确性,可以科学地进行纸质档案与信息化档案的转化,必要时,要求对机密文件进行更加安全的档案信息加密。其次,事业单位可以根据实际情况配备监督员,确保整个录入环节不存在恶意篡改、数据不详实等问题再次进行,档案信息转化后需要制定出专门的档案管理制度,确保每次档案查阅使用都在可控的范围进行,杜绝档案使用存在风险问题。最后,保证档案信息的安全性,需要在大数据背景下实现计算机安装防火墙和相关杀毒软件,利用数字证书、数字签名,避免木马和病毒等让档案资料处于不安全环境当中[2]

    2.深入挖掘档案信息资源

    事业单位在大数据背景下开展档案管理工作难免会存在一定操作问题,因此需要档案管理人员对档案信息情况进行实时记录,定期进行调整与完善。随着电子信息技术的有效利用,让档案管理模式更加科学,相较于传统的档案管理更加快捷和简单,有效提升档案录入分类管理查询效率,并且可以避免大量资源信息的浪费。进行档案管理工作的过程中,可以通过关键词检索,及时对人员信息或者文件进行查询的同时,通过相关信息搜索可以在档案中添加相关图片、音频或者视频,进而对原有的档案进行丰富。

    3.完善档案管理制度

    在大数据技术的支持下,事业单位档案管理更加快捷和方便,但档案管理工作本质还会依赖于档案管理人员的操作,因此需要档案管理人员保持专业的档案管理能力。今后事业单位进行办案管理工作的过程中,需要制定出更加完善的档案管理制度,明确和优化档案管理服务流程,以此充分发挥出档案的价值,在建立档案管理制度的过程中,需要根据事业单位发展实际情况,对档案管理人员进行明确要求,制定出相应的奖惩措施,同时档案管理人员需要定期接受事业单位的教育和培训,使其树立高度的责任意识,不断提升计算机技术和软件利用水平[3]

    、结论:

    综上所述,在大数据技术的支持下,事业单位进行档案管理工作,要比传统的纸质档案管理效率更高,今后事业单位进行档案管理工作中需要重视档案资源的共享,拓展档案利用功能,加强对档案的安全性研究,同时要做到与时俱进,全面提升档案管理的服务水平,进而为事业单位的健康发展提供支持。

    参考文献:

    [1]杨群. 大数据背景下科研事业单位档案管理现状分析[J]. 兰台内外, 2019(1).

    [2]张彤. 大数据时代对事业单位人事档案创新管理的影响[J]. 办公室业务, 2019(10):170-170.

    [3]张勤生. 大数据背景下事业科研单位人事档案管理的创新探讨[J]. 兰台内外, 2019(14).

     

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