干部人事档案数字化管理的几点思考

作者:荣佰丹时间:2017-06-06 09:04:00  来源:  阅读次数:238次 ]
【摘 要】干部档案是组织部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作
业绩等内容的文字材料,并按有关规定进行整理后组成的,是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。干部人事档案是对干部工作的评价、思想道
德的鉴定等资料的集合,是进行干部选拔的重要参考依据。目前,越来越多的组织人事等部门开始采用数字化管理,这样不仅能够提高工作效率,节
省空间,而且可以较好地保护原件档案。但是,在管理过程中还存在以下问题:一是管理的方式存在缺陷、管理设备不够先进;二是管理人员的素质
不高;三是干部人事档案的利用深度不够。本文对这三个数字化管理干部人事档案问题展开了讨论。
【关键词】干部人事档案;管理;问题随着科学技术的不断发展,我国已经进入了信息化社会,在
这样的时代背景之下各行各业的管理进行不断的改革,包括数字
化管理干部人事档案。所谓的干部人事档案是指干部在工作期间
的表现,领导对其为人的评价的一个参考等方面的集合整理,对
干部的选拔有重要的参考价值。近年来,我国对干部人事档案管
理还是使用纸张为保存载体,这样不仅占用空间,而且查阅起来
也不太方便,同时,干部人事档案是会随着干部的调离而调离,
对其档案纸张有一定的损害,总而言之就是不利于保存。
一、干部人事档案数字化管理的作用
1.提高工作效果。只要有相应的权限,数字化干部人事档案
管理员可以很快地查阅档案资料和进行归档,把原先复杂的工作
简单化,解放劳动力,同时也提高了其工作的效率。
2.减少管理成本。传统的纸张档案管理,需要较多的工作人
员和占据较大的空间,因而需要花费较大的管理成本。而数字化
管理利用的是网络空间,输入相应的数值就可以查找需要人的档
案信息,同时进行这种查阅操作的工作人员不需要很多,从而减
少了管理成本。
3.保护档案原件。纸张档案有易腐蚀、容易损害的特点,如
果翻阅频繁,则会增加对档案的损害率,而数字化管理则是将人
事档案信息转化为电子档案,使其保存得更为完整,查阅起来也
比较方便,同时也消除了档案篡改的情况。
二、干部人事档案数字化管理存在的问题
1.干部人事档案的利用深度不够。在进行人事档案数字化的
开发过程中,总是会存在利用率低的现象。传统的纸质查询时,
工作人员会有烦琐、枯燥之感,从而形成一个比较被动的局面,
不是主动地去服务。虽然数字化干部人事档案管理能够快速、精
确的找出所需要的干部人事档案信息,但是,目前其有些资源还
没完全的开发出来,还有利用空间值得挖掘,这在一定程度上对
人事档案的开发利用带来了阻碍。所以,在保证信息的安全下,
需要加强对干部人事档案的开发力度和深度,最大程度上利用数
字化管理,将干部人事档案管理的数字化功能发挥到极限大。当
然,这不是一蹴而就能够完成的,需要工作人员不断地去进行深
度探讨和挖掘。
2.管理的方式存在缺陷、管理设备不够先进。我国进行干部
人事档案数字化管理的时间不长,而且有很多方面还是沿用传统
的管理体制,大部分使用的还是手工操作的管理方式。同时,干
部人事档案管理的地方使用的管理软件通常是自主研发的,其软
件设备还是存在一定的缺陷,无法实现计算机管理的环环配合,
而且进行数字化管理的硬件配置相对而言也比较低,无法满足实
现数字化管理软件操作的硬件要求。并且,在实际的管理过程中,
存在档案信息录入的不准确、更新的不及时等情况,导致档案信
息数据库内的质量不高,从而减少了对数字化干部人事档案的使
用。而以上的种种问题,都与数字化干部人事档案的要求不符,
同时没有实现真正的人事档案数字化管理,还是需要翻阅纸质的
档案,使用传统的查档、调档方式,这样不仅不会提高工作效率,
反而会给档案查阅的工作人员带来一定的不便,对服务的效率带
来一定程度上的影响。
3.保持干部人事档案工作的高质量,就必须要有科学的管理
方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性,但随着形势的
发展和干部工作对干部人事档案管理工作要求的变化,就会显现
出它的局限性。因此,目前的干部人事档案的管理必须紧跟干部工
作的需求,实现管理的规范化。要实现档案材料收集、归档和鉴
别的规范化,干部人事档案管理质量的提高,重要一条就是要及
时收集和补充档案材料,而材料收集、归档、鉴别是否规范化将
直接影响进档材料的质量,对收集到的档案材料,需从手续是否
完备,表述是否准确、精炼,观点是否明确等方面进行认真细致
的鉴别,对于不符合要求的及时退回,限期纠正再归档,对于不
属归档范围的材料,及时退给有关单位,做到不散失、不积压;
还要改进档案的检索与查阅方法,实行计算机管理,提高档案管
理的信息化。
4.管理人员的素质不高。因为干部人事档案工作的数字化管
理需要复合型人才,工作人员既需要了解档案管理的流程以及办
理,又需要具备熟练操作计算机的技能,因此,给进行实际的数
字化管理过程中带来一定的阻碍。目前,进行档案管理的工作人
员通常没有接受过系统的计算机知识的培训,其计算机水平相对
较低,这给人事档案的数据开发和利用带来较大的影响。目前,
干部人事档案管理的工作人员需要有一个数字化技术、网络技术
的提升,来提高其素质,但是由于种种原因,要想普遍提高工作
人员的素质,需要一个较长的过程。
三、总结
干部人事档案对干部的升职具有重要作用,但传统的管理方
式容易出现种种问题或是增加查阅的时间,因此,需要对干部人
事档案管理方式进行转变,而数字化管理就是目前所探究出的有
效管理方式。

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