高校档案管理工作的探讨
高校档案管理工作的探讨
王宇慧 吉林建筑大学图书馆
摘要:在高校的教学教研、科学研究、党政管理工作中,逐步形成了高校档案,本文阐述了高校档案管理工作现状及存在的问题,并提出了改变高校档案管理工作现状的具体对策。
关键词:高校;档案管理;档案
高校档案保存了和历史信息有关的文字、图表、声音、图像等,属于高校的宝贵信息财富。它是高校教学教研、科学研究、行政管理、思想政治工作的真实反映,真实再现了学校的历史面貌,在学校的教学教研、科学研究和党政管理工作中具有非常重要的作用,可以促进提高学校的管理水平和工作质量,在高校发展中占有非常重要的地位。
一、高校档案管理工作现状及存在的问题
(一)对档案管理工作重视不足
现在,全国高校普遍存在不重视档案管理工作的现状,都认为学校的档案管理工作不能给学校创造经济利益,认为学校的主要工作应该是教学和科学研究,不能将档案管理工作与学校的整体发展规划紧密结合在一起。在这样的思想影响下,学校的档案管理工作发展速度缓慢,学校也没有全面规划档案建设,没有认真执行《档案法》和《档案法实施办法》,没有积极开展档案管理工作,使档案管理工作不能提高管理质量和效率。
(二)管理体制不健全,管理制度不完善
在目前的高校档案管理工作中,管理制度存在很大的缺点,由于管理制度不完善,在很大程度上阻碍了档案管理工作的开展。在高校档案管理工作中,虽然依据档案法的要求,存在档案管理专门机构和人员,但在实际操作中依然存在大量的兼职人员,而且人员配备也不达标,档案管理工作仍然不规范,没有实行法制化管理和科学化管理,没有大力进行制度建设,档案管理工作发展速度缓慢。不少高校在公文起草和签发时,没有规范用纸和用墨、用笔,不依据档案管理有关规定,出现了大量使用不耐久字迹书写档案的现象,如使用圆珠笔、铅笔和红墨水笔等。
(三)档案管理设施建设不足
最近几年,我国高校得到了迅速发展,普遍提高了办学层次和办学水平,档案数量也越来越多,使高校的档案管理工作越来越复杂。为了切实做好高校的档案管理工作,则要求一定要具备坚实的基础设施。因为在高校中不重视档案管理工作,因此,很多高校没有认识到档案基础设施建设的重要性,在资金投入上不能保证,导致档案管理基础设施建设存在很大的缺陷,资金、场地和人员严重配备不足,已有设备已经老化,急需更新,在日常管理中没有防火防水设备,所以高校的档案管理工作只能维持现状,导致很多档案资料丢失和损坏,在很大程度上制约了高校档案管理工作水平的提高,不能实现安全保管档案。
二、改变高校档案管理工作现状的具体对策
(一)更新观念,正确认识档案工作的地位和作用
要求全部档案管理人员要更新思想,提高要求,学校领导一定要认识到档案管理工作的重要性,这是提高高校档案管理质量的思想基础。只有领导重视,才能保证做好档案管理工作。学校领导要高度重视档案管理工作,在档案管理工作中发挥领导作用,在高校的发展规划中列入档案管理工作的内容,在学校的重要议事日程中加入档案管理工作,保证档案管理工作的人力、物力、财力支持,为档案管理工作扫清障碍,切实解决档案管理工作中存在的各种问题。
(二)加强档案队伍建设,提高档案管理人员的综合素质
在高校的档案管理工作中,人起着至关重要的作用,档案管理人员的综合素质,决定着档案管理工作的发展。所以,要多方筹措,利用各种方法,建立一支政治思想水平高、专业技术过硬的高校档案管理人员队伍。使这支队伍在年龄构成、专业构成和业务水平等方面合理配置。档案管理工作具有很高的专业性能,在配备专业技术人员时,不但要考察人员的政治素质,而且要重视考察人员的业务水平。对于当前从事档案管理工作的人员要为其创造机会,鼓励这些人员参加各种档案知识培训活动,必要时可以脱产进修。坚持使培训工作收到应有的效果,具有一定的针对性和实用性,重点培训人员的计算机操作能力和应用电子文件技术,以及熟练应用电子档案管理新技术的能力,切实提高档案管理人员的专业水平和工作能力,促进其各项技术的均衡发展。
(三)切实强化主动服务意识,做好档案信息资源的开发利用工作
在整个档案管理工作中,要认清档案管理工作的主要目的就是为社会和学校提供各种服务,因此,高校档案管理工作一定要大力发展本身的利用服务,使档案的作用和价值得到充分的发挥。所以,要求高校档案管理人员在思想上要树立为教学和科学研究提供服务的思想,主动为学校的发展提供各种服务,努力开展编研工作和咨询服务,改变传统服务理念,主动走出去,将各种资料库藏主动推向应用人群,主动解答广大师生提出的各种问题,应用主动服务模式,在学校的发展和建设中,将各种真实准确的信息提供给学校领导人员。
总之,在高校发展中,档案管理工作起着非常重要的作用,因此在学校的整体发展规划中应该引入档案管理工作。另外,社会发展和高校的建设对高校的档案管理工作提出了更高的要求。针对当前高校档案管理工作中存在的问题,要求一定要提高思想认识,在档案管理工作方面加大资金和人员投入力度,逐步完善管理制度,创新工作方法,大力应用现代化的管理手段,建立一支政治业务高、专业素质好的管理人员队伍,使高校的档案管理工作健康发展, 不断提高高校档案管理工作水平。 只有做到这些,高校档案管理工作才能更好地服务于社会,才能为高校的发展做好服务工作,才能不断完善自身发展,才能使高校的档案管理工作具有一定的价值,使高校的档案管理工作收到应有的效果。
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