高校后勤办公室秘书素质要求及提升对策研究

作者:刘述曦时间:2020-10-27 13:16:50  来源:视界观  阅读次数:41次 ]

 

高校后勤办公室秘书素质要求及提升对策研究

刘述曦

广西师范大学漓江学院,广西,桂林 541006

摘要:高校后勤办公室是保障高校良好秩序的关键部门,在高校改革不断推进新的背景下,使得后勤管理工作在面临诸多机遇,也面临着严峻的挑战。目前,后勤工作也更加复杂,需要进行学生安全管理工作以及诸多校园日常管理工作。后勤办公室秘书作为办公室管理的重要人员,其自身需要具有良好的职业道德素质、心理素质、业务素质,这样才能满足当前高校后勤办公室管理工作需要。本文从高校后勤管理存在的问题入手,讨论高校后勤办公室秘书素质要求,并分析如何提升高校后勤办公室秘书素质,希望进一步促进高校后勤管理质量的提升。

关键词:高校;后勤办公室;秘书素质;要求

 

高校后勤办公室秘书主要是高校后勤领导人员身边从事辅助工作的人员,主要工作内容为辅助决策、信息沟通、综合协调,在日常工作中需要发挥出协助的作用,进而确保高校各项后勤管理工作的有效开展。在我国高校教育管理改革的大背景下,后勤管理工作也在不断实现创新发展,这就要求高校后勤办公室秘书具备过硬的素质,做好广大教职工和学生的服务工作,为学校科研、教学工作提供支持。

  1. 高校后勤管理存在的问题

    后勤管理工作是当前高校管理的主要内容,由于部分高校相关制度没有完全落实,导致当前很多高校后勤管理存在不足之处,比如后勤管理理念较为落后、管理制度不够完善、专业制度不够健全、考评机制不够完善,这些问题都将对高校后勤管理服务质量的提升产生不利影响。具体说来:

    首先是高校管理机制较为僵化,服务效率存在滞后问题。高校后勤工作是推进“双一流”大学建设的保障部门,主要为学校教学科研以及交流合作奠定坚实基础,在理论上讲,为广大师生后勤服务是高校开展各项工作的主要工作,但是在实际当中,很多工作的出发点并没有考虑到广大师生的需求,导致服务主体与客体需求存在错位情况,目前主要解决办法是采用自上而下的方式,存在着明显的行政化管理趋向,后勤服务工作碎片化、时效性不足,很多问题不能有效解决,进而造成后勤管理工作存在盲区,影响高校后勤办公室管理的公信力。

    其次是管理理念较为落后,缺乏创新力。目前高校后勤管理长期受行政化管理模式的影响,主要是被动地进行服务,成为工作方式创新拓展管理思维,激发工作活力的重大障碍,需要对如何服务高校教学科研等方面进行深入思考,长期以往会导致后勤办公室以及后勤服务工作,劳动生产率和实际消耗不均衡。

    再次是管理评价体系缺失问题,因高校后勤管理评价涉及到标准化食堂等相关评价指标,但是缺乏指标量化、操作性强的管理评价体系,在进行指标考核的过程中,主要是采取自上而下的主观考核方法,存在较强的形式性,容易造成综合考评指标失真,对广大员工不能起到激励作用。

    最后,高校后勤专业人才较为缺乏。目前高校后勤主要推行劳动用工聘用制度,多一线劳动工作者综合素质和工作能力还需要提升,难以有效保障工作质量和学校管理实际要求,因此人才队伍建设问题也成为制约高校后勤发展的一大不利因素[1]

  2. 高校后勤办公室秘书素质要求

    1.良好的心理素质

    为高校办公室秘书其长期从事琐碎和繁杂的工作这项工作,主要起到辅助作用,并且很多工作不能及时得到回报,一些工作人员难免会出现浮躁、厌烦等消极心理,所以要想开展好这项工作,自身需要摆正心态。当前高校办公室秘书普遍具有本科甚至更高学历背景,要求办公室秘书利用自身的文化知识在岗位上踏实工作,发挥自身价值,在从事工作的过程中需要加强学习,处理好日常工作中繁杂的事项,高校科研教学等动态,让自己的工作切合高校的发展。目前高校后勤管理工作主要是服务于全校师生以及教学科研工作,实现学校满意、师生满意以及员工满意,很多高校后勤管理人员作为幕后英雄,需要发挥出协调作用,也需要树立良好的形象,为广大工教育作者贡献自己的力量。具体说来:

    首先自身需要忠于职守,实事求是,这是由于高校后勤办公室管理秘书主要为办公室领导工作,需要在工作中尊重领导的意见,必要时也要大胆提出自己的建议,不可阿谀奉承、徇私舞弊,要坚持自己的办事原则。

    其次需要任劳任怨、埋头苦干,由于高校秘书主要从事辅助性工作,每天进行思想传达、办公文件撰写等普遍琐碎和繁杂事件,容易存在细节上的漏洞,进而对全局工作造成不利影响,因此必须在工作中勤恳认真、任劳任怨[2]

    2.过硬的业务素质

    作为一名秘书,首先自身具备一定的写作能力,在日常工作中很多文书,稿件资料都需要进行编写,发挥出领导助手和参谋的作用,在日常工作中需要对各种演讲稿公文工作计划调查报告进行撰写,因此其自身需要具有丰富的知识储备和不断学习的精神,要保证各类文章格式标准、字迹工整,在日常工作中办公室后勤秘书还需要对各种资料和素材进行搜集,多学习科研教学方面的专业知识,吃透上级文件要求,把握领导意图,进而让上级精神与高校后勤管理工作有效结合,让撰写的文章具有指导意义。

    其次需要具备协调应变能力,目前高校普遍设立诸多机构和部门,日常事务繁多,而办公室秘书又是各项工作开展的枢纽,如何实现管理者与广大管理人员信息的有效传达,是一名高校后勤秘书需要思考的问题,不仅需要对相关信息的有效传达,同时还需要保证内容的真实性和准确性,结合自己的思考和判断为管理人员筛选出无用信息,以此减轻领导负担,让管理者更多的参与到高校大事和战略规划当中。在向学生群体或者广大教职工传达领导思想时要避免出现越位的情况,不可以借领导名义表达自己的想法。冷静的头脑是一名秘书人员需要具备的素质,日常工作中需要做好相关记录,如果是在自理权力范围内可以解决的小事,则无需劳烦管理者,如果遇到重大问题则需等待管理人员批复,因此高校后勤秘书在开展工作期间,需要从全局的角度为领导思考,做好辅助工作。

    最后是需要具备保密意识,办公室秘书人员在日常工作中都是进行基础性或者铺垫性的工作,秘书人员对领导想法、言论、行动都会十分了解,在日常工作中需要做好保密工作涉及单位、部门和高校发展的机密性问题,以及办公室机密文件都需要做好保密工作,一旦泄露可能会对高校发展带来不利影响[3]

    3.超强的综合能力

    高校办公室秘书需要具备自动化办公的能力,在信息时代秘书必须对多种办公软件熟练操作,以此提升办公效率,确保高效各项管理工作的顺利开展,在利用信息技术的过程中,秘书人员还需要切实做好保密工作,做好相关文件和资料的备份。其次,需要具备良好的语言能力和沟通能力,在日常工作中,办公室秘书会根据不同的场景选择合适的沟通方法和技巧,确保表达清晰有效,在与人交流时要保持亲和谦虚友好的态度,尤其是代表管理者发布消息和指示时,要做到表达得体、形象端庄。在高校不断发展壮大的今天,很多学校开始加强国际合作,在中外双方合作的过程中,办公室秘书也会扮演越来越重要的作用,所以自身也需要加强英语水平。此外,为了满足工作需求,还需要主动了解经济、行政、外事、法律、科研等诸多领域的知识,这些宝贵的知识与经验,都将为其今后工作顺利开展打下良好基础[4]

  3. 如何提升高校后勤办公室秘书素质

    1.加强高校后勤办公室秘书政治素养和作风建设

    高校后勤办公室秘书工作性质较为特殊,不仅要服务广大师生员工,同时也要为后勤领导和管理者提供相关服务,在日常工作中还需要服务于各部门兄弟学校以及国际合作,所以自身需要具备高度的政治素养,这将直接对后勤管理工作以及高效形象和信誉产生影响,作为后勤办公室秘书人员要树立正确的人生观价值观,在日常工作中需要加强相关理论的学习,对马克思主义基本理论以及毛泽东思想、邓小平理论和习近平新时期思想进行学习,还需要广泛涉猎政治学、哲学、经济学、管理学、社会学等学科内容,始终坚持用理论指导实践,在日常工作中善于发现分析处理问题。具备过硬的思想作风,也是高校后勤秘书不可或缺的素质。日常工作中要求其坚持客观实际的作风,谨慎思考、做事果断,并勇于面对自身的错误和及时改正,同时高校后勤秘书还需要具备尊重他人态度和蔼的办事风格、谨言谨行,并且在工作中做到公正廉洁,始终坚持自己的立场与原则,不阿谀奉承,也不违纪、不违法。此外,还需要高校后勤办公室秘书具有良好的工作作风,可以全身心地投入到工作当中,关心本职工作[5]

    2.高校后勤办公室秘书需要具备综合专业素养

    后勤管理工作的主要特点就是服务范围广,服务内容多,主要体现在高校后勤实体服务范围,包括了公寓管理、通勤车辆管理、餐饮管理、教学楼管理、校园环卫、水电维修、绿化工作涉及到了学校师生工作学习生活的诸多方面,其次需要具备处理突发事件的解决能力,保证校园安全,尤其是在餐饮供应以及学生公寓安全管理方面遇到突发事件必须及时做出科学处理,及时的将学校领导思想传达下去,以此稳定大局,同时高校后勤管理部门需要切实开展好教学科研以及师生员工的沟通工作,并且做好高校与卫生防疫,工商税务部门的沟通,在与政府机关进行业务往来和工作的工作中,需要站在高校的角度维护好高校的形象。高校后勤管理工作需要根据国家法律法规进行,尽管这些工作普遍为基础性的服务工作,比如餐饮供应、公寓安全管理、通勤车辆管理等相关内容,但是也需要严格遵守国家法律法规,要求后勤管理人员具备较强的处理能力和相关专业知识,而这些需要高校办公室秘书进行辅助沟通,成为管理人员的得力助手,进而为高校发展提供坚实的后勤服务保障。在高校后勤办公室秘书的日常工作中,还需要具备一定调研能力,在进行某项工作调研时可以独立开展工作,收集一手资料,在公正客观的前提下提出自己的见解,进而为高校领导决策提供有力支持[6]

    、结论

    综上所述,高校后勤办公室秘书的素养直接关系到高校建设以及高等教育事业的发展,要想提升其综合素质,并非一朝一夕就能实现,需要加强制度建设,只要其自身加强学习、勇于实践,不断总结工作经验,进而为高效发展贡献力量。

    参考文献:

    [1]苗茁. “双一流”大学建设背景下高校后勤网格化管理对策[J]. 办公室业务, 2019(9).

    [2]王军. 高校后勤安全管理面临的挑战与对策[J]. 办公室业务, 2017(8):69-69.

    [3]梁宇. 深化高校后勤管理改革,提升高校科研教学保障能力[J]. 现代职业教育, 2017(27):149-149.

    [4]郭军. 高校后勤管理体系创新与实践研究[J]. 新校园(阅读), 2018(2).

    [5]姜远达, 杨雨薇. 关于高校后勤员工工作满意度的年龄差异化研究[J]. 实验室研究与探索, 2019(7).

    [6]徐静, 姚小波, 李进,等. 新时代强化高校后勤管理“三服务、三育人”功能的思考——以西昌学院为例[J]. 西昌学院学报(社会科学版), 2019(1).

     

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