建设工程合同管理策略思考

作者:陈 晖时间:2019-06-12 09:19:47  来源:  阅读次数:8次 ]
前言
合同管理是全生命、全员参加的管理,合同文件是合同管理的依据,是制约合同双方行动的准绳,是合同双方联络的枢纽。合同管理贯穿于项目管理全过程,关联项目管理的每个体系。单个建筑工程项目少则几十个合同,多则几百个合同,合同类型多样,合同关系复杂。一个项目合同关系的形成往往体现了以工程为主线,以业主为主导,以施工总包单位为重点的合同管理。为了保证整个工程项目按照合同的约定顺利的进行,需要建设单位做好合同管理的组织、策划和跟踪工作,保证各参与方、各合同责任人严格履行合同,按照预定的成本、预定的工期范围进行跟踪管理。
1 合同交底
合同签订后首要工作就是组织合同交底。对合同起草、修订、签订(甚至参与谈判)的工作人员组织合同执行人员,包括现场的管理人员和管理小组人员,深入学习合同分析结果和重要的经济指标,学习合同签订的主要内容及合同谈判的最终结果,了解合同各方的责任、权利和义务,致力于研究今后合同执行中应重点关注的问题,以及各种行为的法律后果。项目部的全体成员学习合同并对合同有一个统一的认识和理解,一来避免因不了解合同在工作上带来失误,同时也可以使项目部的人员能够更好的配合,提高项目管理的效率。
通过合同交底这个过程,项目部全体成员集思广益,发现并提出合同中的问题,比如合同中可能存在的风险、合同中前后说法不一致的条款、合同中模糊的,容易有歧义的条款。避免了在实际工作中遇到后再处理而显得措手不及、甚至失去控制。同时也可以激发项目的全体成员完成防范风险的措施。
2 合同跟踪管理
合同实施过程中相关专业的工程师须对合同执行情况进行跟踪管理,并形成工作记录和小结,对于合同执行过程中的资料、图纸、变更、支付核验资料、包括接收到的施工单位、监理单位的文件均应进行收集、整理和归档。定期将合同实际执行情况与合同分析情况进行对比分析,找出其中的偏离,如质量报表、进度报表、成本报表,对合同履行情况整体作出判断,及时提出合同意见、建议和警告。合同控制的最大特点是管理的动态性,它有两方面原因决定的,第一,合同的实施受外界因素的影响较大,经常偏离目标,需要在实施中不断的跟踪调整;第二,合同目标本身在不断的变化。时常出现合同变更,工程质量、工期和价格的变化,使合同的管理总需要动态调整。
同时能够使项目管理人员能够对项目的进展一直有一个比较清楚的认识,能够及时掌控合同。
合同跟踪能够随时控制工程的质量、进度和投资,对于一个总包合同,会涉及到很多专业分包工程的分包商,实际管理中因为分包合同管理跟踪不到位常常影响整个工程的工期,合同管理也应该跟踪,及时帮助、协调他们之间的工作,要求总包方管理协调好分包商并对分包的行为承担连带责任。合同跟踪后及时将合同的实施情况和合同分析情况进行分析,通过计划(成本、进度)和实际(成本、进度)的累计曲线的对比分析可以得到偏差值,从而进一步找出偏差产生的原因,进行纠偏处理。
3 合同变更管理
合同变更的原因通常有两种:1)合同条款的变更 2)工程的变更。合同变更原则上是在原合同规定的工程范围内的变动,合同变更不能引起工程性质方面有重大的变动,否则应重新订立合同。当发生合同条款的变更,由双方协商签署变更协议。在工程实施过程中,因工程变更(含设计变更、现场签证等)发生的变更,按照工程变更的申请、审查、批准流程实施。当工程变更单项变更金额超过 200 万元及以上(结合工程的投资额及建设单位的财务授权权限确定),或工程变更造成该项超过单项概算金额,需形成书面报告报项目建设领导小组审议。建设过程中应严格控制合同变更。
4 合同索赔管理
控制索赔事件的措施如下:
(1)在招标阶段增加限制索赔的合同条款,提高招标文件的质量招标前做好风险分析,找到最容易发生费用索赔的因素,考虑风险转移。同时保证图纸的质量,招标文件中减少规范和技术要求的矛盾和冲突,确保工程量清单的准确性。在合同条款中设置同意补偿相关条款,如:对于有经验的承包商对不利现场条件无法预测,给由此造成的额外成本开支,但不补偿利润。通过这样的约束可以避免承包商提高投标报价,从而引起业工程成本。
(2)认真履行合同规定的义务。业主应及时提供招标文件中约定的施工现场时支付工程款、及时提供工程资料等。
(3)建立索赔预警信号。业主做好合同索赔的管理一方面要尽量避免产生索赔的原因发生,另一方面在合同实施过程中要做好合同资料、日常的工程资料和合同双方日常信息沟通的资料的及时收集和整理。对于可能引起索赔发生的事件及早预知,比如合同规定的业主提交工程资料、图纸的时间、业主移交工程场地的时间等。
(4)严格控制索赔的事件的发生。不同的工地条件、合同文件的缺陷和不足、重大合同变更、赶工、工程临时停止、工程永久终止、工程师指令变更、延误、无法执行的要求、业主提供设备和材料的缺陷或延误、管理失误等以上事件均是承包人索赔的原因,业主应控制好索赔事件的发生,同时在实际施工中要求专业工程师切实做好日常施工记录记录好天气状况,保存好各种合同文件和索赔事件的图纸等,为处理索赔做好依据。
对于合同执行过程中不得不发生的事件要求相关专业人员记录确凿干扰事件发生的原因和背景,必须给予承包方的经济和时间的索赔要积极正面的面对,对于发生的索赔纠其原因,若由于设计的错误或提供错误的数据引起索赔则要事后追究设计的责任。若由于业主要求引起索赔的事件,业主内部应该对所提出的要求提供理论依据或内部评审文件。只有这样才能避免业主轻易的改变合同约定,提出一些类似工程变更和加快工期的要求,从而防止索赔并保证合同的顺利实施。
最后,避免索赔的发生还要从合同的有利条件上下功夫,对于未来不可预见的问题和复杂的环境,在合同起草时业主方要充分考虑索赔时间的发生。比如由于提供资料的不及时可能引起的索赔,在拟定合同中可以考虑增加在一定时限分部提交的相关条款。前期的工程资料尽量做到准确及时给予投标人,比如工程的地质条件。一旦索赔事件确实发生,业主也要做好证据证明的收集做好反索赔工作,如招标文件、合同文件及附件、来往的信函、各种会议纪要、工程现场管理人员实际的施工记录、备忘录、气象等证据,正确的处理索赔,尽量使索赔额度最少或拒绝缺乏确凿证据的索赔事件。
5 合同信息化管理的改进
合同信息化管理是业主方项目管理的主要手段,合同信息化能够帮助收集和处理信息,消除可能的干扰。尤其对于投资大、建设周期长、参建单位多的项目,信息化有利于改进合同管理、提高工作效率和工作质量、降低工程造价、积累信息资源。
因此,对于 施工企业建设规模大、实施周期长的建设工程,选择功能比较完善的合同管理系统非常必要,包括合同基本信息的管理、合同实施文件的管理、合同执行情况的管理三大模块。
合同管理系统应增加如下功能:
(1)合同信息共享和合同信息查询功能;
(2)合同执行中相关动态的提示功能、具有合同管理的交流平台;
(3)实现数据汇总,数据库的建立;
(4)能够记录每项工作由谁做的,何时做的,做的怎么样,做到“凡事有人负责,凡事有章可循,凡事有据可查,凡事有人监督”。
结语
总之,在建设工程合同执行阶段做好合同动态跟踪、合同变更管理、、合同的索赔管理和应用先进的合同信息化管理软件,在合同收尾阶段做好合同管理的后评价工作,总结和分析合同全过程管理的成功和不足的地方,对今后合同管理改进指出方向。通过对改进方案进行分析和阐述,若上述方案能够有效的实施必将有助于施工企业其他项目合同管理的顺利实施,保证项目有效的推进。
参考文献:
[1] 吴维纳 . 建设工程合同管理的相关研究 [J]. 科技风,2018,(27):111.
[2] 刘文龙 . 建设工程施工合同管理措施探讨 [J]. 建材与装饰,2018,(36):156.
[3] 吴广 . 建设工程合同管理研究 [J]. 住宅与房地产,2018,(19):
180.

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